De Vries Installatietechniek B.V.

Privacyverklaring

Om ons werk te doen hebben wij gegevens van u nodig, zoals uw naam, uw adres en wat er met uw installatie aan de hand is. Wij gaan daar zorgvuldig mee om. Hier leest u welke gegevens wij gebruiken, waarvoor, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Versie
oktober 2026

Waar staat wat

Inhoud van deze privacyverklaring

1. Wie wij zijn en hoe u ons bereikt

De Vries Installatietechniek B.V. is verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens (in de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke).

  • De Vries Installatietechniek B.V., J.C. Beetslaan 147, 2131 AK Hoofddorp
  • Telefoon: 023 561 63 22, ma t/m vr 08.00 tot 17.00 uur
  • E-mail: info@devries-instal.nl
  • KvK-nummer: 34064319
  • Btw-identificatienummer: NL009399604B01

Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Met vragen over privacy kunt u terecht bij ons kantoor, via de telefoon of het e-mailadres hierboven.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij vragen niet meer dan wij nodig hebben. Afhankelijk van wat u bij ons doet, gaat het om:

  • uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, en eventueel uw bedrijfsnaam;
  • gegevens over uw installatie: per toestel het merk, het type, het bouwjaar, het serienummer, waar het staat en wanneer het voor het laatst onderhouden is;
  • wat u ons vertelt over een storing of een wens, en wat onze monteur bij u heeft gedaan en gebruikt;
  • foto's van uw toestel, het typeplaatje of de installatie;
  • gegevens over uw opdracht, offerte, abonnement, factuur en betaling;
  • bij een sollicitatie: uw brief, uw cv en wat er in het gesprek aan de orde komt;
  • bij een bezoek aan onze website: technische gegevens zoals uw IP-adres, uw browser en de pagina's die u bekijkt.

Meestal krijgen wij deze gegevens van uzelf. Werken wij in opdracht van uw VvE-beheerder, vastgoedbeheerder of verhuurder, dan krijgen wij uw naam, adres en telefoonnummer van hen. Wij nemen telefoongesprekken niet op.

Foto's van onze monteurs. Een foto van uw ketel of het typeplaatje kunt u ook per e-mail sturen. Onze monteurs maken zelf foto's als dat voor het werk nodig is, bijvoorbeeld van een storing of van de situatie voor en na het werk. Personen en privé-zaken laten wij zoveel mogelijk buiten beeld. Alleen de medewerkers die aan uw opdracht werken zien de foto's. Wij publiceren ze niet; willen wij een foto ooit als voorbeeld van ons werk gebruiken, dan vragen wij u eerst om toestemming.

Onze diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken, en op welke grondslag

De wet (de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) staat het gebruik van persoonsgegevens alleen toe op een van de grondslagen uit artikel 6. Hieronder staat per grondslag waarvoor wij uw gegevens gebruiken.

3.1Om de afspraak met u uit te voeren

Artikel 6 lid 1 sub b AVG: de overeenkomst met u, of de stappen die u vóór het sluiten daarvan vraagt.

  • uw vraag beantwoorden als u ons belt of mailt;
  • een offerte maken, en het werk plannen en uitvoeren als u akkoord gaat;
  • een onderhoudsabonnement afsluiten en uitvoeren, het onderhoud inplannen en storingen verhelpen. Afsluiten kan per telefoon of e-mail;
  • uw herroeping of opzegging vastleggen en bevestigen. Die bewaren wij bij uw abonnement;
  • u een e-mail sturen als het tijd is voor de onderhoudsbeurt, ongeveer 4 weken voordat de volgende beurt verwacht wordt, en andere berichten over uw opdracht zoals een afspraakbevestiging of factuur. Uw voorkeur voor een week en een dagdeel geven wij door aan de planning. Dat is dienstverlening en geen reclame;
  • de betaling en de facturering afhandelen. Betaalt u online, dan voert een betaaldienst die betaling uit; uw betaalgegevens vult u in bij de betaaldienst of uw bank, niet bij ons;
  • een sollicitatie beoordelen en met u in gesprek gaan.

Wij sturen geen nieuwsbrief en geen aanbiedingen per e-mail. Verandert dat, dan geeft u daar vooraf toestemming voor, of kunt u zich bij elke mail met één klik afmelden.

3.2Omdat de wet het verplicht

Artikel 6 lid 1 sub c AVG: een wettelijke verplichting.

  • onze administratie en facturen bewaren voor de Belastingdienst;
  • vastleggen wat wij doen aan gasverbrandingsinstallaties, zoals de verplichte CO-certificering vraagt;
  • werk aan een airco of warmtepomp met koudemiddel vastleggen volgens de Europese F-gassenverordening. Bij een installatie vanaf 5 ton CO2-equivalent houdt u als eigenaar of gebruiker een logboek bij; wij bewaren een kopie van wat wij hebben gedaan;
  • gegevens geven aan de Belastingdienst, de politie of een toezichthouder als wij dat wettelijk moeten.

3.3Omdat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben

Artikel 6 lid 1 sub f AVG. Tegen deze verwerkingen kunt u bezwaar maken; zie hoofdstuk 9.1.

  • een algemene vraag afhandelen waar geen opdracht uit volgt;
  • werk uitvoeren en terugkoppelen in opdracht van uw VvE-beheerder, vastgoedbeheerder of verhuurder;
  • foto's en notities bewaren om bij een garantiezaak of geschil te kunnen laten zien wat wij hebben aangetroffen en gedaan;
  • onze website laten werken en beveiligen, bijvoorbeeld met de logbestanden van de server;

3.4Met uw toestemming

Artikel 6 lid 1 sub a AVG. U kunt uw toestemming altijd intrekken; wat wij daarvoor deden, blijft rechtmatig.

  • meten hoe onze website wordt gebruikt met Google Analytics, alleen als u dat in de cookiemelding toestaat; zie hoofdstuk 6;
  • uw sollicitatie langer bewaren voor een volgende vacature;
  • een foto van uw installatie gebruiken als voorbeeld van ons werk.

3.5Moet u ons deze gegevens geven?

Er is bijna nooit een wettelijke plicht. Maar zonder uw naam, adres en contactgegevens kunnen wij geen offerte maken, geen monteur sturen en geen abonnement afsluiten. Zonder gegevens over uw toestel kunnen wij alleen een prijs onder voorbehoud geven.

3.6Geen besluiten door de computer

Wij nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. Wij maken geen profielen voor reclame.

4. De adrescheck

De adrescheck op onze website stelt vanuit uw eigen browser een vraag aan een openbare dienst van de overheid. Die dienst ziet daarbij ook uw IP-adres en is daar zelf verantwoordelijk voor.

  • De adrescheck stuurt, pas nadat u de check verstuurt, alleen uw postcode en huisnummer naar de PDOK Locatieserver van het Kadaster. Zo zien wij of het adres klopt en in ons werkgebied ligt. De losse check bewaren wij niet. Meer op www.pdok.nl.
  • Uw adres onthouden. Na een geslaagde adrescheck onthoudt uw eigen browser uw postcode, huisnummer, straat en plaats, 30 dagen lang. Dan hoeft u ze niet op elke pagina opnieuw in te vullen. Komt u terug, dan vragen wij eerst of het nog uw adres is. Dit blijft op uw eigen apparaat: er gaat niets naar De Vries. Met "Wijzigen" of "Ander adres" wist u het meteen, en u kunt het ook wissen via de instellingen van uw browser.

5. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Niet langer dan nodig is, of dan de wet voorschrijft. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken wij ze onherleidbaar.

Bewaartermijn per soort gegevens
Welke gegevens Hoe lang
Offerte die niet tot een opdracht leidt 12 maanden na de offerte. Daarna is een prijsopgave toch achterhaald.
Opdracht, installatie, abonnement en onderhoudshistorie Zolang uw installatie bij ons in onderhoud is, en daarna 7 jaar, zodat wij bij een volgende storing weten wat er eerder is gedaan.
Facturen en administratie 7 jaar, de wettelijke fiscale bewaarplicht. Gaat een factuur over onroerend goed, dan 10 jaar.
Contact per e-mail of telefoon zonder vervolg 12 maanden na het laatste contact.
Klachten Bij het dossier van de opdracht waar de klacht over gaat, met dezelfde termijn.
Foto's van uw toestel of installatie Bij een opdracht of abonnement: bij het dossier, met dezelfde termijn. Zonder opdracht: 12 maanden.
Kopie van het F-gassenlogboek 5 jaar, zoals de F-gassenverordening voorschrijft.
Sollicitaties Uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure. Met uw toestemming ten hoogste 12 maanden.
Websitebezoek Google Analytics: 2 maanden, de standaard van Google Analytics 4. Serverlogbestanden: kort, door onze hostingpartij, voor de beveiliging.

Past de tabel niet op uw scherm? Dan kunt u hem zijwaarts schuiven.

6. Cookies

Onze website gebruikt cookies die nodig zijn om hem te laten werken, en met uw toestemming cookies van Google Analytics om te meten hoe de site wordt gebruikt. Welke cookies dat zijn en hoe u uw keuze later wijzigt, leest u in onze cookieverklaring.

Google Analytics. Klikt u in de cookiemelding op Accepteren, dan meten wij met Google Analytics hoe onze website wordt gebruikt: welke pagina's worden bekeken, hoe bezoekers bij ons komen en met wat voor apparaat. Zonder uw toestemming laden wij Google Analytics niet; met Google Consent Mode staat alles standaard op geen toestemming. Google Analytics slaat geen IP-adressen op. De functies voor advertenties en Google-signalen staan uit, en wij gebruiken de gegevens niet voor reclame. Google bewaart de meetgegevens 2 maanden, de standaard van Google Analytics. U wijzigt uw keuze met de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

7. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door voor reclame. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor ons werk, als de wet het vraagt, of met uw toestemming.

Partijen die in onze opdracht gegevens verwerken. Met deze partijen maken wij afspraken, zoals de AVG voorschrijft: zij gebruiken uw gegevens alleen voor ons, beveiligen ze goed en geven ze niet aan anderen. Het gaat om:

  • websitehosting en websitebeheer;
  • e-mail en kantoorsoftware;
  • administratie en boekhouding, waaronder onze accountant;
  • ons planning- en klantsysteem;
  • Google, voor Google Analytics;

Andere partijen, die alleen krijgen wat zij nodig hebben:

  • uw VvE-beheerder, vastgoedbeheerder of verhuurder, als wij in hun opdracht werken;
  • externe specialisten en collega-installateurs, als wij een deel van een klus uitbesteden, bijvoorbeeld een regelkast of luchtkanalen bij een groter project;
  • leveranciers en fabrikanten, voor garantie, registratie van een toestel, onderdelen, technische ondersteuning of een levering bij u thuis;
  • een betaaldienst, als u online betaalt;
  • de Belastingdienst, de politie of een toezichthouder, als de wet dat vraagt.

7.1Gegevens buiten Europa

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Gebruiken wij een dienst die gegevens buiten de EER verwerkt, zoals Google, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (voor de Verenigde Staten het EU-VS Data Privacy Framework) of met modelcontractbepalingen. Meer informatie krijgt u op verzoek via info@devries-instal.nl.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en misbruik. De website gebruikt een beveiligde verbinding. Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij uw gegevens.

Denkt u dat er iets mis is met de beveiliging van uw gegevens? Laat het ons direct weten via info@devries-instal.nl of 023 561 63 22. Een datalek melden wij waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij u.

9. Uw rechten

U mag ons vragen om:

  • inzage: welke gegevens wij van u hebben, met een kopie;
  • correctie van gegevens die niet kloppen of onvolledig zijn;
  • verwijdering van uw gegevens. Wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij pas na die termijn wissen;
  • beperking: het gebruik tijdelijk stilleggen, bijvoorbeeld terwijl wij uitzoeken of iets klopt;
  • overdracht van de gegevens die u zelf gaf, in een gangbaar bestand, aan uzelf of aan een ander bedrijf;
  • intrekken van uw toestemming, als u die eerder gaf.

9.1Uw recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen alles wat wij doen op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG; zie hoofdstuk 3.3). Wij stoppen dan, tenzij wij zwaarwegende redenen hebben om door te gaan of de gegevens nodig hebben voor een rechtszaak. Wij leggen u altijd uit wat wij besluiten. Gebruiken wij uw gegevens ooit voor direct marketing, dan stoppen wij daarmee na uw bezwaar altijd en meteen.

9.2Zo gebruikt u uw rechten

Mail naar info@devries-instal.nl of schrijf naar De Vries Installatietechniek B.V., J.C. Beetslaan 147, 2131 AK Hoofddorp. Wij reageren binnen één maand; bij een ingewikkeld verzoek mogen wij dat met twee maanden verlengen, en dan laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Wij kunnen u vragen wie u bent, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde geven. Stuur niet ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs mee. Het kost u niets.

10. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen een oplossing. Komen wij er niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via het formulier op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of per post: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

11. Wijzigingen

Verandert ons werk, onze website of de wet, dan passen wij deze privacyverklaring aan. De geldende versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging wijzen wij u daar duidelijk op.

Versie: oktober 2026

Terug naar de inhoudsopgave

Vragen over uw gegevens

Wij leggen het u graag uit

Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben, of wilt u ze laten aanpassen of verwijderen? Neem contact op met kantoor. Op werkdagen tussen 08.00 en 17.00 uur krijgt u meteen iemand aan de lijn.

Mail uw vraag Naar de contactpagina

Direct naar